25 maj, 2018

Vår integritetspolicy

För Förskolan Fjällbjörken är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina och ditt barns personuppgifter på ett säkert sätt och därför har vi sammanfattat ett dokument som redogör för hur och var vi använder era uppgifter. Du och din familj har närsomhelst rätt att få era uppgifter borttagna från våra register.

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning, för mer information kan du besöka datainspektionen.se för att läsa mer om dina rättigheter gällande vår behandling av dina och ditt barns personuppgifter. Har du några frågor om vår behandling av personuppgifter är du givetvis alltid välkommen att kontakta oss.

Hur får Förskolan Fjällbjörken dina personuppgifter?
Förskolan Fjällbjörken (vi, oss) samlar in de personuppgifter du lämnar till oss när du ansöker om förskoleplats hos oss och när ditt barn blir tilldelad och du accepterar en förskoleplats hos Förskolan Fjällbjörken.

När det kommer till personal, samlar vi uppgifter du anger i samband med din ansökan under ansökningsprocessen för att sedan radera alla uppgifter efter att tjänsten är tillsatt. För den som är blir anställd (heltid eller som vikarie), behåller vi de uppgifter som krävs för att formulera och färdigställa ett anställningsavtal, betala ut lön och försäkringar. Dessa uppgifter sparas under hela din anställningstid och så länge lagen kräver för att uppfylla vår bokföring (vanligen 7-10 år).

Vilka uppgifter samlar vi?
Förskolan Fjällbjörken samlar och behandlar de personuppgifter som lämnas till oss gällande ditt barn. Det kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, födelsedatum, allergier, specialkost och/eller annat information som du lämnat till oss eller är helt enkelt nödvändigt för att vi ska kunna ge ditt barn bästa möjliga förskolevistelse.

När behöver vi behandla dina personuppgifter?
För att kunna ge ditt barn plats på förskolan behöver vi använda barnets personuppgifter, bland annat i vår kontakt med kommunen, för att kunna bedriva vår dagliga verksamhet. Det kan även uppstå (nöd)situationer då lagen kräver att vi uppger personuppgifter. I vissa fall så kan vi behöva ditt samtycke för att kunna behandla barnets personuppgifter, då vi inhämtar ditt skriftliga samtycke. Bland annat har vi en fotopolicy som innebär att vi eller andra föräldrar inte får sprida eller publicera bilder på ditt barn utan ditt samtycke.

Vem har tillgång till dina och ditt barns personuppgifter?
Ditt barns personuppgifter används av Förskolan Fjällbjörken, Kiruna kommun och Förskolan Fjällbjörken personuppgiftsbiträden, i den mån det krävs för att kunna bedriva och finansiera vår verksamhet. Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra om vi inte behöver göra detta på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut. Våra avtal med personuppgiftsbitränden gäller fakturahantering och lagring av kontaktuppgifter på intranät. På intranätet är det frivilligt att ange sina kontaktuppgifter. Dessa uppgifter används för personalen att informera om scheman, läroplan, dagen meny och för att skicka veckobrev kring barnens vardag (där det inte går att spåra information till ett enskilt barn), för kommunikation föräldrar emellan och för styrelsen att informera om deras verksamhet. Du kan närsomhelst radera uppgifterna på intranätet, dessa uppgifter raderas senast 3 månader efter att barnet slutat på förskolan. Vi vidarebefordrar eller säljer aldrig dina eller ditt barns personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål.

Överföring till tredje land
Huvudprincipen är att inget ska överföras till tredje land. Kölistan hanteras i Googles molntjänster vilket kan innebära att det lagras på deras servrar i USA eller Europa. Enligt gällande rutiner, är det endast medlemsansvarig som har tillgång till kölistan. Klicka här för att läsa mer om hur Google hanterar lagring av sina tjänster.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar ditt och ditt barns personuppgifter under tiden som ditt barn har en plats på förskolan. Tre månader efter att de avslutat sin tid på förskolan, raderas alla personuppgifter som förskolan lagrat med undantag för de uppgifter vi behöver spara enligt bokföringslagen.

I samband med att du ställer dig i kö kommer barnets namn, födelsedata och dina kontaktuppgifter att sparas i ett internt, digitalt register hos medlemsansvarig ända fram tills att vi har möjligt att erbjuda ditt barn en plats. Dock högst i ett år, då kommer du att bli tillfrågad om du vill stå kvar på kölistan. Om du vill ta bort uppgifterna innan dess, hör av dig till medlem@fjallbjorken.se. Efter att ni valt att lämna kön, kommer uppgifterna att raderas inom 3 månader. Uppgifter om barn i kölistan raderas när de fyller 6 år.

Arbetsansökningar tas bort efter att tjänsten har tillsatts. För anställd personal som avslutar sin tjänst sparas inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till pensionsuppgifter, bokföringslagen, med mera.

Vad har du för rättigheter?
Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig eller ditt barn. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla ditt namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel obetalda fakturor.

Begäran om registerutdrag, information eller rättning av felaktiga uppgifter skickas till:

Förskolan Fjällbjörken ek. Förening
Att: Styrelseordförande
Lombiavägen 2
981 36 Kiruna

Informationen kommer att skickas till din folkbokföringsadress. Anser du att vi inte behandlat din eller ditt barns personuppgifter på ett lagvidrigt sätt, ska du vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Hur skyddas dina uppgifter?
Förskolan Fjällbjörken värnar om din integritet. Förskolan Fjällbjörken arbetar därför med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda ditt och ditt barns personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag.

Kakor
Fjallbjorken.se använder inga kakor, eller cookies, för att lagra personuppgifter. Den enda kakan är en sessionskaka, eller en tillfällig kaka, som raderas så fort du stänger webbplatsen. Dess syfte är endast att förbättra webbplatsens funktionalitet.

Du kan välja att inte ta emot kakor genom att ange det i säkerhetsinställningarna i din webbläsare. Här kan du läsa mer om hur man gör det i de vanligaste webbläsarna. Även i webbläsarens hjälpavsnitt står det om hur man väljer bort kakor.

Vi använder sociala medier (Facebook och Instagram) som kommunikationsväg för att nå våra målgrupper med information om vår verksamhet. Om du är inloggad på dessa tjänster medan du interagerar med oss, kan de välja att t.ex. lagra kakor i din webbläsare. För att veta mer om hur dessa tjänster värnar om din integritet, kan du läsa mer om på respektive tjänst webbplats.

Uppdatering av denna integritetspolicy
Förskolan Fjällbjörken gör löpande uppdateringar i denna policy. Den senaste versionen av vår policy blir gällande när vi publicerar den på fjallbjorken.se.

Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter.